초보자를 위한 테크니컬 라이팅의 모든 것

by Manon Im on 2022.04.27

진행 단계에서 대기는 결재자(리더)가 결재하기 전 상태를 안내하며, 진행 중은 1차 결재자(리더)가 승인 후 최종 결재자가 결재 전까지의 상태를 안내합니다. 승인은 결재자(리더 및 대결자)가 승인으로 결재를 완료한 상태를 안내합니다.

예시(개선 후)

진행 단계는 다음과 같이 구분됩니다.

대기: 결재자(리더)가 결재하기 전 상태
진행: 1차 결재자(리더)가 승인 후 최종 결재자가 결재 전까지의 상태
승인: 결재자(리더 및 대결자)가 승인으로 결재를 완료한 상태

두 예시는 같은 내용을 전달하고 있습니다. 원문과 수정문 중 어떤 것이 더 쉽게 읽히나요?

‘진행 단계’는 일을 처리하는 ‘순서’를 담고 있기 때문에 줄글 형식보다는 순서에 따라 나눈 것이 더 명확하고 쉽게 이해할 수 있습니다. 테크니컬 라이팅은 위의 예시처럼 전달하고자 하는 내용을 어떻게 구조화할 것인지 뿐만 아니라 제품과 독자에 대한 이해를 바탕으로 한 문서 표준화 및 스타일 결정 등을 통해 결과물의 가독성과 이해도를 향상시킵니다.

테크니컬 라이팅의 중요성을 깨달았으니 이제 테크니컬 라이팅에 대해 구체적으로 알아보겠습니다.

1. 테크니컬 라이팅이란

테크니컬 라이팅(technical writing)은 좁은 의미로는 과학 기술 정보를 정확하고 효과적으로 전달하기 위한 문서 작성 기술을 뜻합니다. 넓은 의미로는 단순히 과학 기술 정보를 정확하게 전달하기 글쓰기를 일컫는 것뿐만 이 아니라 모든 유형의 글을 보다 분명하고 알기 쉽게 전달하는 글쓰기를 통칭합니다.

미국 노동 통계국(Bureau of Labor Statistics)에 따르면 테크니컬 라이터의 고용은 2020년부터 2030년까지 12% 증가할 것으로 보이며 이는 모든 직종의 평균보다 빠르게 증가할 것으로 예상하고 있습니다.

2. 테크니컬 라이팅 VS 일반 글쓰기

일반 글쓰기와 달리 테크니컬 라이팅은 유용하고 정확한 정보를 독자에게 알기 쉽게 전달하는 것을 최우선의 목표로 합니다. 테크니컬 라이팅의 예로 프레젠테이션 문서, 보고서, 설명서, 이력서, 기사, 회사 소개 등 비즈니스 문서뿐만 아니라 앱·웹사이트와 기술 문서의 전문가 그룹 분석·진단 및 리뉴얼, 번역문 리뷰, 직무 및 비즈니스 글쓰기 교육 등 테크니컬 라이팅에 기반한 콘텐츠 컨설팅까지 종류가 다양합니다.

테크니컬 라이팅은 소설, 에세이 등과 달리 비즈니스와 관련된 문서 작성 기술이기 때문에 모호한 설명을 지양하고, 독자가 쉽게 이해할 수 있도록 명확하게 기술해야 합니다. 또한 주관적인 생각이나 추측이 아닌 타당한 정보를 기반으로 한 사실만을 전달해야 합니다.

3. 글쓰기에 앞서 고려해야 할 점

본격적인 내용 작성에 앞서 독자를 파악하는 것이 중요합니다.

독자의 배경지식에 따라 용어 및 내용의 난이도를 조절해야 하며, 독자가 글을 읽는 목적을 고려하여 내용을 작성해야 합니다. 또 독자의 문화와 모국어 등에 적합한 관용구와 표현을 사용해야 이해도를 높일 수 있습니다.

독자를 파악하기 위해 고려해야 할 사항은 다음과 같습니다.

독자는 누구인가?
독자의 목표는 무엇이며, 이 문서를 읽는 이유는 무엇인가?
독자는 문서를 읽기 전에 이미 무엇을 알고 있는가?
독자는 문서를 읽은 후 무엇을 알거나 할 수 있어야 하는가?

4. 어떻게 글을 써야 하는가

주제 선정과 독자 파악이 끝났다면 테크니컬 라이팅의 프로세스에 대한 이해가 필요합니다. 테크니컬 라이팅의 프로세스는 기획, 구조화, 작성, 검토, 배포 5단계로 분류할 수 있습니다.

기획

문서의 주제, 발행 일정 및 채널 등을 결정하고, 작성하고자 하는 문서에 적합한 템플릿 및 스타일을 확인합니다. 그후 주제와 관련된 정보를 수집하고 진행 상황을 추적합니다. 기획이 끝난 후에는 문서 작성 타임라인과 얻게 될 결과물에 대한 가이드라인을 갖추게 됩니다.

구조화

전달하고자 하는 내용을 한눈에 볼 수 있도록 목차를 생성합니다.

작성

목차를 바탕으로 관련 정보를 정리하고 본격적으로 문서를 작성합니다. 내용 작성 시에 리서치를 통해 추가적인 정보를 얻고 모호하거나 질문 사항이 있는 경우는 별도로 기록 후 사실 여부를 확인해야 합니다.

검토

이해관계자 또는 관련 전문가가 있는 경우는 작성한 초안에 대해 의견을 수집합니다. 이 과정을 통해 미비한 부분을 보완하고 사실 여부에 맞게 수정합니다. 내용 수정이 끝난 후에는 맞춤법과 오타 등 부수적인 사항을 재확인하여 최종본으로 만듭니다.

배포

완성된 최종본을 기획 단계에서 정한 발행일에 맞춰 배포합니다. 시의성이 있는 문서라면 배포한 후에도 내용을 수정하는 등의 지속적인 관리가 필요합니다.

5. 훌륭한 테크니컬 라이팅을 위한 10가지 전략

사전에 독자의 배경지식과 문화 등을 충분히 이해합니다.
유사한 콘텐츠를 조사하고 특징을 분석합니다.
독자에 따른 적합한 정보 전달 방식을 채택합니다.
간결한 문장을 사용합니다.
이해하기 어려운 용어는 추가적인 설명을 덧붙입니다.
최종적으로 독자가 얻게 되는 정보를 명확히 합니다.
내용의 이해도를 높이는 디자인 요소를 활용합니다.
시간 변화에 민감한 정보일 경우 작성 시기 또는 관련 일자를 명시합니다.
콘텐츠를 배포하기에 앞서 제3자에게 검토 받습니다.
발행한 콘텐츠를 정기적으로 수정하고 업데이트합니다.

6. 실전에 적용하기

테크니컬 라이팅은 다양한 분야에 적용할 수 있습니다. 그중 B2B(Business-to-Business) 마케팅에서 큰 효과를 볼 수 있습니다. B2B 마케팅은 기업이나 조직에 대해 이뤄지는 마케팅 전략이나 콘텐츠를 아우르는 개념으로, 다른 기업이나 조직을 대상으로 제품이나 서비스를 판매하는 회사가 활용하는 마케팅 전략을 이야기합니다.

B2B 고객은 감정적인 콘텐츠와 엔터테인먼트적 요소에 비교적 잘 반응하는 B2C 고객과 달리 논리와 ROI를 중시하므로 전문성에 집중하고, 교육을 받고자 하는 열망도 큽니다. 그뿐만 아니라 기업의 입장에서 구매하기 때문에 구매 결정을 위해 제품의 기능과 차별성을 정확하고 상세히 알려주는 정보에 집중합니다.

따라서 잠재고객이 관심 있어 할 전문적인 정보를 테크니컬 라이팅을 활용해 쉽게 전달한다면 높은 고객 전환율을 달성할 수 있습니다. 그 이전에 잠재고객이 우리가 정성을 들여 만든 콘텐츠를 인터넷의 바다 속에서 찾기 위해서는, 당연히 적절한 SEO 전략을 수립하고 수행해야할 것입니다.

구글에서 제공한 테크니컬 라이팅 방법을 통해 더 자세한 정보를 확인하세요.

Topics: 콘텐츠 마케팅

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